Was ist Bestandsverwaltungssoftware?
Die Bestandsverwaltung umfasst viel mehr als nur die Verfolgung Ihrer Lagerbestände in Ihrem Lager oder Einzelhandelslager.
Zur Bestandsverwaltung gehört auch, dass Sie verfolgen, was sich in Ihrer Teileabteilung befindet, einschließlich einzelner Teile und der Kombinationen dieser Teile, die zum Erstellen anderer Produkte und Dienstleistungen verwendet werden.
Bei der Bestandsverwaltung müssen Sie auch herausfinden, was Ihre Lieferpartner oder Ihre besten Kunden auf Lager haben.
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) kann es schnell schwierig werden, den Überblick über all diese Elemente zu behalten, wenn Sie dazu nur eine Tabelle verwenden.
Um diese Inventarproduktinformationen in alle anderen Datenplattformen Ihres Unternehmens einzubinden, ist eine spezielle Software erforderlich, die als Inventarverwaltungssoftware bezeichnet wird.
Die Entscheidung für das richtige Softwarepaket für Ihr Unternehmen kann schwierig sein, da Sie die erforderlichen Funktionen gegen die besten Preise abwägen müssen.
Um diese Aufgabe zu unterstützen, haben wir in dieser Übersicht neun Bestandsverwaltungssoftwarepakete getestet und verglichen.
Während "Bestandsverwaltung" wie eine einfache Nachverfolgung Ihrer Daten klingt, geht die Bestandsverwaltungssoftware tatsächlich mehrere Ebenen tief.
Die Software sollte in mindestens ein anderes Back-End-Office-System integriert werden, und zwar entweder in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-Paket (Enterprise Resource Planning).
Die Funktion eines Bestandsverwaltungssystems besteht darin, diese Lagerartikel durch Akquisitions-, Verkaufs- oder Verwendungsprozesse zu verfolgen.
Suchen Sie sie in einem oder mehreren Lagern und bewerten (kosten) Sie das Inventar (manchmal in mehreren Währungen), damit Sie den Wert der Artikel kennen, die Sie zu Buchhaltungszwecken im Inventar haben.
Auf diese Weise überschneidet sich die Bestandsverwaltungssoftware manchmal mit der typischen Asset-Verwaltungssoftware.
Die Kernfunktionalität konzentriert sich definitiv auf Ihre Lagerbestände, aber diese Art von Software verfolgt auch Verkäufe, Bestellungen und Lieferungen.
Abgesehen von der Buchhaltung wird die Bestandsverwaltungssoftware in vielen Einzelhandels- und Store-Service-Betrieben häufig an POS-Software (Point-of-Sale) gebunden.
Sehr kleine Operationen können mit der Erfüllung dieser Funktionen mit einer einfachen Tabelle davonkommen.
Jedes größere Unternehmen möchte jedoch die Funktionen zur Bestandsidentifizierung, Auftragsverfolgung und Optimierung der Lieferkette, die ein gutes Bestandsverwaltungssystem bietet.
Kosteninventar
Inventar wird als Wirtschaftsgut betrachtet.
Als solches wird es im Abschnitt "Vermögenswerte" der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen.
Wenn Vermögenswerte verkauft oder verwendet werden, werden diese Ergebnisse auch im Abschnitt Kosten der verkauften Waren (COGS) oder Kosten der verwendeten Waren der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Diese Zahl wird unter Verwendung einer oder mehrerer Preismethoden berechnet.
Zu den in den USA gebräuchlichen Methoden zur Bestandsbewertung gehören FIFO (First In First Out), gewichtete Durchschnittskosten, Standardkosten und spezifische Kosten (oder spezifische Identifizierung).
Last In First Out (LIFO) war eine Zeit lang beliebt, ist jedoch in Ungnade gefallen und wird in den meisten Ländern im Allgemeinen nicht mehr verwendet.
Die Akronyme LIFO und FIFO stehen für die Reihenfolge, in der Inventar erworben und dann verkauft oder übertragen wird.
FIFO geht davon aus, dass das älteste Inventar zuerst verkauft oder übertragen wird, während LIFO davon ausgeht, dass das neueste Inventar zuerst verwendet wird.
Die gewichtete Durchschnittskostenrechnung wird häufig in Situationen verwendet, in denen Artikel identisch sind und es unmöglich ist, einer einzelnen Einheit bestimmte Kosten zuzuweisen, oder in denen das Buchhaltungssystem nicht in der Lage ist, den Lagerbestand mithilfe von FIFO zu verfolgen (was nicht der Fall ist) der Fall in einem der Inventarsysteme, die wir hier überprüfen).
Die Methode des gewichteten Durchschnitts dividiert die Kosten der zum Verkauf verfügbaren Waren durch die Anzahl der zum Verkauf verfügbaren Einheiten, was die gewichteten Durchschnittskosten pro Einheit ergibt.
Eine andere häufige Methode zur Bestandsbewertung ist die Standardkalkulation.
Mit der Standardkalkulation ersetzen Sie die tatsächlichen Kosten durch erwartete Kosten in den Buchhaltungsunterlagen und erfassen dann regelmäßig Abweichungen, die die Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Kosten anzeigen.
Dieser Ansatz ist häufig einfacher als die Verwendung von FIFO in Situationen, in denen eine große Menge historischer Kosteninformationen vorhanden ist.
Für die Standardkalkulation müssen Sie geschätzte Kosten für das im Geschäft verwendete Inventar erstellen.
Diese Methode wird verwendet, wenn es zu zeitaufwändig ist, die tatsächlichen Kosten zu verfolgen.
Es ist jedoch auch erforderlich, dass die geschätzten Standardkosten regelmäßig mit den tatsächlichen Bestandskosten verglichen werden und eine Abweichungsbuchung in den Buchhaltungsunterlagen vorgenommen wird.
Eine weitere gängige Bewertungsmethode heißt Spezifische Kalkulation.
Diese Methode ordnet jedem einzelnen Artikel im Inventar Kosten zu.
Die spezifische Kalkulation wird verwendet, wenn für Inventargegenstände jeweils leicht verfügbare Kosten vorliegen, die sich von anderen Inventargegenständen unterscheiden.
Zum Beispiel würde ein kundenspezifischer Möbelhersteller wahrscheinlich die spezifische Kalkulation verwenden.
Schließlich sollten Sie auch das andere Ende dieses Spektrums berücksichtigen, nämlich den richtigen Preis für Ihr Inventar herauszufinden.
Sie werden oft andere Anbieter sehen, die Preisnachlässe basierend auf der Bestellmenge anbieten: Sparen Sie 10 Prozent bei unseren Widgets, indem Sie einfach 20 Prozent mehr Widgets bestellen! Die beste Wahl für Ihr Unternehmen zu finden, kann jedoch abhängig von den mit Ihren Produkten verbundenen Transportkosten komplex sein.
Je größer beispielsweise Ihr Produktbestand ist, desto mehr zahlen Sie wahrscheinlich für die Lagerung und möglicherweise sogar für die Wartung.
Hier kann ein System helfen, das bei der Berechnung der wirtschaftlichen Bestellmenge (EOQ) helfen kann.
In der Regel handelt es sich dabei um anpassbare Taschenrechner, die Sie so konfigurieren können, dass sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen.
Einige allgemeine Inventarbedingungen
Wie bei vielen Finanzsystemen hat das Inventarsubsystem seine eigenen Begriffe.
Während es den Rahmen dieser Einführung sprengt, eine umfassende Liste der Begriffe bereitzustellen, auf die Sie möglicherweise stoßen, sind hier einige der gebräuchlichsten.
Ein häufiges Akronym, auf das Sie stoßen, heißt Stückliste oder Stückliste.
Dies steht für "Stückliste" oder "Stücklistenverarbeitung" und wird am häufigsten in Produktionsinventarsystemen verwendet.
Eine Stückliste wird verwendet, wenn ein Inventarartikel aus Unterartikeln besteht.
Die Liste dieser Unterpositionen ist die Stückliste.
Ein ähnlicher Begriff ist "Bauen", dh eine Bündelung von Teilen oder Artikeln, aus denen ein fertiger Artikel besteht (der dann als Artikel in der Stückliste verwendet werden kann).
Abhängig von der Komplexität des Artikels und der Granularität, die Sie zur Aufrechterhaltung der Inventarpreise benötigen, können Sie sowohl Kitting als auch eine Stückliste in einem einzelnen Inventarartikel haben.
Manchmal stoßen Sie auf den Begriff "Just-in-Time (JIT)" -Inventar.
Dies ist ein logistischer Begriff, der im SCM-Betrieb (Supply Chain Management) verwendet wird, um den Eingang des Inventars so zu planen, dass es kurz vor oder genau dann eintrifft, wenn es benötigt wird.
Diese Bestandsstrategie reduziert die Zeit, in der das Inventar tatsächlich gespeichert wird, wodurch Kosten gespart werden können.
Diese Strategie erfordert jedoch einige erweiterte und gut getestete SCM-Funktionen.
Ebenfalls mit Prozessmanagement und SCM verbunden ist das sogenannte "Work in Process".
Dadurch wird das für die Fertigung freigegebene Inventar und anschließend das Inventar nachverfolgt, wie es in der Produktionswerkstatt oder in der Fabrik verwendet wird.
In vielen Fällen finden Sie diese beiden Begriffe, wenn Sie Produktionsinventarsysteme untersuchen, die von kleinen Produktionsstätten wie Ihrer Motorradreparaturwerkstatt in der Nachbarschaft bis hin zu einer großen Autofabrik reichen.
Inventarsoftware: Dinge zu beachten
Aufgrund der Komplexität der Funktionsweise des Inventars in einer bestimmten Organisation gibt es immer Aspekte, die eng mit anderen Teilen Ihres Buchhaltungssystems verknüpft sind.
Zum Beispiel sind sowohl Verkauf als auch Einkauf integrale Aspekte des Inventars, da Sie Inventar nicht verkaufen oder verwenden können, wenn Sie es nicht gekauft haben - und Sie können es nicht verkaufen, wenn Sie es nicht verfügbar haben.
Eine Ausnahme bildet der Direktversand, mit dem Sie einen Kundenauftrag annehmen und ihn dann direkt aus dem Lager Ihres Lieferanten an den Kunden versenden lassen können.
Wenn Ihre Inventarsoftware Drop-Ship-Funktionen besitzt (und Ihr Lieferant dies wünscht), verwenden Sie Ihren Inventarlieferanten im Wesentlichen als Lager.
Abhängig davon, wie Ihr Buchhaltungssystem eingerichtet ist, werden Drop-Sendungen häufig nicht als Inventar erfasst, sondern häufig direkt in den Bereich "Kosten der verkauften Waren" Ihres Buchhaltungssystems gebucht.
SCM wird oft als separates Modul verkauft und bezieht sich auf die Logistik der Beschaffung von Materialien, die für die Produktion benötigt werden, und / oder von Artikeln, die für den Wiederverkaufsbestand benötigt werden.
Es umfasst den Kauf, Versand, Empfang und die Lagerung und ist daher eng in das Inventar integriert.
Ein Aspekt von SCM heißt "Reorder Point", eine Funktion, die Sie häufig auch in Bestandsverwaltungssystemen finden.
Dies kann eine manuelle Ebene sein, die von einem beliebigen Bestandsmanager eingegeben wird, mit dem das System eine Warnung generiert, oder sogar eine Bestellung, die die Nummer eines Lagerartikels unter eine bestimmte Ebene bringt.
Einige komplexere Inventarsysteme verwenden eine Technik namens Economic Order Quantity (EOQ).
EOQ ist eine Methode zur Berechnung der optimalen Menge und der optimalen Bestell- (oder Nachbestellungs-) Lagerbestände, um die Lager- oder Lagerkosten zu minimieren.
Wenn Sie EOQ verwenden, möchten Sie im Wesentlichen, dass der Lagerbestand so niedrig wie möglich ist, ohne dass es zu einem Lagerbestand kommt (dh kein Lagerbestand zum Verkaufen oder Verwenden).
Einzelhandelsinventar
Der Einzelhandelsbestand hat einige eigene Bedingungen und Verfahren.
Ein wichtiges Merkmal eines Einzelhandelsbestands ist die enge Integration in ein Kassensystem, dh Ihre Registrierkasse.
Das Kassensystem bietet ein Kassengerät (das nicht nur eine Registrierkasse, sondern auch Dinge wie Strichcodeleser enthält), das in die Inventardatenbank schaut, den bestimmten verkauften Artikel identifiziert und ihn vom Lagerbestand abzieht.
Abhängig von der Art des verkauften Produkts oder Artikels können einzelne Artikel mit Barcodes oder RFID-Tags (Radio-Frequency Identification) identifiziert werden.
Diese werden zugewiesen, wenn Artikel in den Lagerbestand eingecheckt und beim Verkauf aus dem Lagerbestand genommen werden.
Einige POS-Systeme identifizieren sogar den Standort des Artikels, möglicherweise in einem bestimmten Lager oder möglicherweise sogar dort, wo er sich im Laden befindet.
Dies ist bei Bekleidung, Konsumgütern und elektronischen Waren üblich.
Strichcodierung, Artikelposition und Behälteridentifikation sind ebenfalls Funktionen, die Sie in vielen Inventarsystemen finden.
Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Inventarsoftware fast nie alleine verwendet wird.
Vielmehr ist es oft Teil eines modularen Buchhaltungssystems.
Auch wenn dies nicht der Fall ist, muss immer mit anderen Back-End-Geschäftssystemen gesprochen oder diese integriert werden, insbesondere mit dem, was Sie für die Buchhaltung verwenden.
Einige Unternehmen bevorzugen es, alle Buchhaltungsmodule, einschließlich der Bestandsverwaltung, von einem einzigen Anbieter zu beziehen.
Wenn Sie jedoch bereit sind, eine Integration zu implementieren, können Sie Apps verschiedener Anbieter miteinander verknüpfen.
Dies kann nicht nur zu Kosteneinsparungen bei der Lizenzierung führen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, genau die Arten von Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen, selbst wenn diese von verschiedenen Softwareanbietern stammen.
Alle Inventarsysteme, die wir ...
