Einfachere Zahlungsmethoden
Das Klischee über die Welt, die keinen Weg zu Ihrer Tür schlägt, scheint doppelt wahr zu sein, wenn es um Menschen geht, die Ihnen Geld schulden.
Die Realität ist, wenn Sie die Anzahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt nicht nachverfolgen, werden Ihre Kunden es höchstwahrscheinlich nicht eilig haben, sie selbst in die Hand zu nehmen.
Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmer oder freiberufliche Betreiber.
Glücklicherweise können großartige Abrechnungs- und Rechnungslösungen den Aufwand im Abrechnungsprozess erheblich verringern und Ihnen mehr Optionen für den Empfang von Zahlungen und die Beschleunigung Ihrer Aufgaben bieten.
Mit dieser Art von Software können Sie mehr elektronische Zahlungskanäle und mobile Zahlungsnetzwerke hinzufügen, die das Bezahlen für Ihre Kunden schneller und einfacher machen.
Andere Produkte sind darauf spezialisiert, Sie bei der Abrechnung und Rechnungsstellung zu unterstützen.
Die Art des Geschäfts, das Sie betreiben, sowie die Kunden, die Sie haben, werden bei Ihrer Wahl der Abrechnungs- und Rechnungsstellungslösung eine Rolle spielen.
Einzelhandelsgeschäfte leben von Bargeld- und Kreditzahlungen, während dienstleistungsbasierte Unternehmen und Freiberufler besondere Bedürfnisse haben und mit Online-Zahlungslösungen arbeiten können.
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ist die Fähigkeit, die erbrachten Dienstleistungen sowie die Zahlungsoptionen und das Timing professionell zu artikulieren, entscheidend, um schneller bezahlt zu werden.
Die Möglichkeit, Steuerinformationen zu jonglieren, Belege und Spesenabrechnungen zu erstellen sowie Follow-up-Benachrichtigungen zu automatisieren, sind wertvolle Funktionen für KMU.
Hier kommt die Abrechnungs- und Rechnungssoftware ins Spiel.
Mit dieser Software können Sie Ihre Verkäufe oder erbrachten Dienstleistungen verfolgen, wer in Rechnung gestellt wurde, welche Gebühren oder Gebühren erhoben wurden und wann die Zahlung eingegangen ist (oder wann sie empfangen werden sollte, aber nicht 't).
Außerdem erhalten Sie einen Datenpfad, auf dem Sie alle diese Daten in Ihren anderen Buchhaltungs- und Buchhaltungssystemen aufzeichnen können.
In buchhalterischer Hinsicht ist dieser Workflow Teil der Debitorenbuchhaltung.
Während viele kleinere Unternehmen diese Art von Aufzeichnungen noch verwalten und Rechnungen mithilfe einer Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsanwendung erstellen, gibt es zahlreiche spezielle Software-Apps, mit denen Sie die Aufgabe schneller, einfacher und mit viel weniger Aufwand ausführen können.
Das Beste ist, dass viele von ihnen kostengünstig oder sogar kostenlos zu verwenden sind.
In unseren Überprüfungen haben wir eigenständige Rechnungs- und Abrechnungssysteme untersucht.
Wir haben uns auch eingehender mit den Abrechnungsmöglichkeiten einiger umfassenderer Buchhaltungssysteme befasst, bei denen der Abrechnungsprozess nur ein Teil ist.
Diese Systeme umfassen auch die Daten für Geschäftskäufe, Bestandsverwaltung und Hauptbuchhaltung.
Alle von uns überprüften Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme werden als Software-as-a-Service-Apps (SaaS) geliefert, die sich in der Cloud befinden und nicht lokal installiert sind.
Daher benötigen Sie lediglich einen Webbrowser und sind im Geschäft.
Mehr als nur eine Rechnung senden
Bei vielen der von uns überprüften Abrechnungssysteme können Sie die erste Verkaufstransaktion eingeben und aufzeichnen.
Dies ist ein guter Ort, um den Abrechnungsprozess zu starten.
In buchhalterischer Hinsicht wird dies als "Kundenauftragserfassung" oder einfach als Auftragserfassung bezeichnet.
Selbst wenn Sie nur eine Rechnung versenden und eine Zahlung erhalten möchten, müssen Sie sich den Teil der Auftragserfassung des Systems ansehen und bestimmen, wie er mit der Art des Geschäfts funktioniert, das Sie betreiben.
Die meisten vollständigen Buchhaltungssysteme und eine Reihe von Abrechnungssystemen verfügen über ein Front-End "Auftragserfassung", in dem Sie die Artikel oder Dienstleistungen eingeben können, für die Sie eine Rechnung stellen möchten.
Zum größten Teil müssen diese Artikel oder Dienstleistungen definiert werden, bevor Sie das Verkaufs-Frontend verwenden können.
Bei den meisten Buchhaltungssystemen wird der Vertrieb in das Inventar integriert, sodass an diesem Punkt Artikel und Preise definiert werden.
Mit einem einfacheren Abrechnungssystem müssen Sie diese Artikel, Beschreibungen und Preise als separaten Prozess erstellen.
Steuern wie Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer (MwSt.) Sind ein weiterer Ort, an dem sich abrechnungsorientierte Systeme von robusteren buchhalterischen Systemen unterscheiden.
Viele Buchhaltungssysteme bieten Steuertabellen, die automatisch die erforderliche Umsatzsteuer berechnen, oder sie lassen sich in eine Steuerservice-App wie Avalaras AvaTax integrieren.
Viele Abrechnungssysteme überspringen jedoch solche Feinheiten und verlangen, dass Sie den Umsatzsteuersatz für jede einzelne Verkaufstransaktion eingeben.
Das eigentliche Erstellen der Rechnung ist eine weitere Überlegung.
Mit vielen der von uns untersuchten Abrechnungs-Apps und Subsysteme können Sie mithilfe einer mobilen App im laufenden Betrieb eine Rechnung erstellen.
Dies ist eine großartige Funktion, wenn Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs oder sofort, wenn eine Dienstleistung erbracht wird, während Sie sich beim Kunden befinden, eine Rechnung erstellen möchten.
Die Möglichkeit, diese Rechnung oder Rechnung per E-Mail zu versenden, ist für viele Benutzer eine weitere wünschenswerte Funktion, ebenso wie das automatische Erstellen von Rechnungen für wiederkehrende Gebühren jeden Monat oder nach einem anderen regulären Zeitraum.
Viele der Apps, die wir uns angesehen haben, enthielten auch erweiterte Funktionen, die möglicherweise für Ihren speziellen Vorgang gelten.
Dazu gehören die Möglichkeit, mehrere Währungen für Unternehmen zu verwalten, die in mehr als einem Land tätig sind, oder Popup-Timer, wenn Sie stundenweise abrechnen.
Beachten Sie jedoch, dass wir uns mit Abrechnungs- und Fakturierungs-Apps befasst haben, nicht mit Zeiterfassungs- oder Kostenerfassungssoftware, die jeweils eine andere Zielgruppe hat.
Zu beachten ist außerdem, dass die Begriffe "Rechnung" und "Kontoauszug" zwar gelegentlich synonym verwendet werden, jedoch nicht dasselbe sind.
Auf einer Rechnung können mehrere aufgeschlüsselte Gebühren und Dienstleistungen aufgeführt sein, sie bezieht sich jedoch auf einen einzelnen Verkauf.
In einem Kontoauszug hingegen werden ausstehende, aktuelle und historische Rechnungsgebühren und Zahlungsvorgänge aufgeführt.
Ein Kontoauszug gibt den Status eines Kundenkontos am Ende eines Abrechnungszeitraums oder bei einigen Abrechnungs- und Buchhaltungs-Apps auf Anfrage an.
Cashflow verfolgen
Ein weiterer Bereich, der bei der Auswahl der Abrechnungssoftware berücksichtigt werden muss, ist die Art und Weise, wie Sie bezahlt werden.
Für viele Jahre war das Akzeptieren von Bargeld oder Schecks Ihre einzige Alternative, insbesondere für kleine Unternehmen.
Das ist heutzutage alles andere als wahr.
Insbesondere Kreditkarten gelten auch für kleine Unternehmen als unverzichtbare Zahlungsoption.
Glücklicherweise bieten Abrechnungsplattformen die Möglichkeit, Kreditkarten zu akzeptieren.
Hierfür wird immer eine Gebühr erhoben, die in der Regel einen Prozentsatz der Transaktion sowie eine Gebühr pro Transaktion oder Monat beträgt.
Sie müssen dieses Kleingedruckte sorgfältig lesen, da diese Gebühr zusätzlich zu der prozentualen Gebühr, die vom tatsächlichen Kreditkartenverarbeiter erhoben wird, anfallen kann.
Sie müssen entscheiden, ob sich diese Art der Gebühr lohnt.
In vielen Fällen lohnt es sich, mehr oder weniger sofort auf die Zahlung zuzugreifen, was in jedem Fall als Geschäftsaufwand vom Umsatz abziehbar ist.
Einige Softwareanbieter können auch ein Kundenportal bereitstellen, über das Ihre Kunden ihre Rechnungen elektronisch per Überweisung oder ACH-Transaktion (Automated Clearing House) bezahlen können.
Auch hierfür wird häufig eine Gebühr erhoben.
Wie bei einer Kreditkarte ist diese Gebühr jedoch ein Geschäftsaufwand und kann sich bei der Reduzierung oder Eliminierung der Forderungen lohnen.
Schließlich gibt es Berichterstattung.
Gute Berichtsfunktionen sollten Sie immer suchen, und Abrechnungssoftware ist keine Ausnahme.
Die meisten Benutzer, insbesondere kleinere Unternehmen, benötigen nicht Dutzende von Berichten.
Sie möchten jedoch wissen, welche Rechnungen überfällig sind und wie lange sie überfällig sind.
Sie möchten auch in der Lage sein, Ihren Umsatzfluss zu jedem Zeitpunkt zu sehen.
Sie möchten in der Lage sein, Kunden bei Bedarf überfällige Benachrichtigungen und Erinnerungen zu senden.
Die effektive Verwaltung Ihres Cashflows ist ein Hauptgrund für die Verwendung einer Rechnungs-App.
Last but not least und im Zusammenhang mit der Berichterstellung besteht die Möglichkeit, Ihr Abrechnungssystem in Ihr Back-End-Buchhaltungssystem zu integrieren.
Intuit Quickbooks haben heutzutage viel Konkurrenz, daher müssen auch kleine Unternehmen sicherstellen, dass ihr Abrechnungssystem und ihr Buchhaltungssystem effektiv miteinander kommunizieren können.
Wenn dies nicht der Fall ist, könnten diese Unternehmen eine Menge unnötiger manueller Eingaben vornehmen.
Die von uns getesteten Apps bieten mehrere Optionen für Rechnungsvorlagen.
Die Anpassung erfolgt durch Hinzufügen Ihres Firmenprotokolls, bestimmter Schriftarten oder Markenidentitätsgrafiken sowie durch Definieren der Felder, die Ihrem Unternehmen und den Anforderungen Ihrer Kunden entsprechen.
