Workful wurde 2017 eingeführt und ist eine der neuesten Websites für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die wir getestet haben.
Es wurde von derselben Firma entwickelt, die TaxSlayer produziert, eine Online-Website zur persönlichen Steuervorbereitung.
Wir haben Workful letztes Jahr zum ersten Mal überprüft und seitdem wurden einige gute Fortschritte erzielt, einschließlich einer vollständigen Überarbeitung der Benutzeroberfläche und der Navigationswerkzeuge.
Workful hat das Redesign tatsächlich auf Mobilgeräten gestartet, sodass diese Version mit der auf einem großen Bildschirm angezeigten Version identisch ist.
Die Website hat die bisher ungewöhnliche Preisstruktur vereinfacht und ihre Onboarding-Tools geändert.
Es bietet jetzt die automatische Einreichung von Lohnsteuern an, jedoch zum jetzigen Zeitpunkt nur in sechs Bundesstaaten.
Workful ist zwar stark auf Stanzwerkzeugen ausgerichtet, kann jedoch die traditionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ausführen, jedoch nicht so tiefgreifend und anpassbar wie unsere beiden Editors 'Choice-Picks OnPay und Gusto.
Workful ist erschwinglich
Workful hat seine Preise seit letztem Jahr geändert.
Es wird jetzt eine pauschale Grundgebühr von 25 USD pro Monat plus 5 USD pro Arbeiter und Monat berechnet.
Dies macht es zu einer der kostengünstigeren Websites, die wir geprüft haben, obwohl die Basisversion von Patriot Software mit 10 USD pro Monat plus 4 USD pro Mitarbeiter und Monat die absolut günstigste ist (die Website übermittelt jedoch keine Lohnsteuern auf dieser Ebene ).
Gusto Concierge ist der teuerste; Es sind 149 US-Dollar pro Monat plus 12 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.
Einrichten von Workful
Workful hat seinen Einrichtungsprozess überarbeitet, seit ich die Site das letzte Mal überprüft habe.
Sobald Sie einen Benutzernamen und ein Passwort erstellt haben, werden Sie nach Ihrem Firmennamen und Ihren Kontaktinformationen gefragt.
Der nächste Schritt wäre das Hinzufügen von Mitarbeitern, dies ist jedoch zu diesem Zeitpunkt optional.
Sie können einfach mit der Definition Ihres Zahlungsplans fortfahren.
Wie häufig werden Ihre Gehaltsabrechnungen durchgeführt? Wöchentlich? Zweiwöchentlich? Welches Datum markiert das Ende Ihrer ersten Zahlungsperiode und welches ist das erste Gehaltsscheckdatum? Wenn dies abgeschlossen ist, werden Sie von der Site ohne weitere Onboarding-Anleitungen zum Dashboard weitergeleitet.
Das Unternehmen arbeitet daran, diesen Abschnitt zu vervollständigen.
Früher gab es eine Liste mit vier Onboarding-Schritten in einem Popup-Fenster, durch die Sie sich arbeiten würden, aber das ist weg.
Sie sind also auf sich allein gestellt, um die Website zu erkunden.
Sie können jedoch Unterstützung per Chat, E-Mail und Telefon oder in der Hilfe der Website erhalten.
Das Menü "Einstellungen" ist immer ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie nicht sicher sind, was zur Vorbereitung einer Finanzwebsite für die Verwendung erforderlich ist.
Workful's enthält mehrere Einträge.
Hier stellen Sie einen Link zu Ihrem Bankkonto für die Lohn- und Gehaltsabrechnung her.
Sie müssen den Banknamen und den Kontotyp, die Bankleitzahl und die Kontonummer angeben.
Sie müssen auch Informationen zum Hauptbeauftragten (Name, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer) und Bilder eines ACH-Autorisierungsformulars und des Führerscheins des Administrators sowie die Sozialversicherungsnummer dieser Person angeben.
Auch hier müssen Sie Ihre Steuerbehörde identifizieren und Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) angeben.
Sie können Erstattungen für Mitarbeiterkosten und Kilometer vornehmen und Ihre Verbindung zu QuickBooks Online herstellen (andere Integrationen werden nicht unterstützt).
Sie können auch Benutzerberechtigungen zuweisen, mit denen Eigentümer, Administratoren und Manager auf bestimmte Elemente der Site zugreifen, diese ändern, anzeigen und genehmigen können.
Diese Rollen sind detaillierter als die anderer Websites, die ich überprüft habe - sogar als die in Gusto.
Mit Workful können Sie die Berechtigungen in einigen Fällen sogar auf die Bildschirmebene beschränken.
Es gibt zwei weitere wichtige Einrichtungsschritte: Der erste umfasst das Festlegen Ihrer Freistellungsrichtlinien.
Ihnen wird eine Reihe von Fragen gestellt, mit denen Sie diese Aufgabe einfacher erledigen können als auf einigen Websites.
Freundlich ist gut, wenn es um die Einrichtung der Gehaltsabrechnung geht.
Sobald Ihre Richtlinien festgelegt sind, können Sie den Status jedes Mitarbeiters auf dem besten und umfassendsten Informationsbildschirm anzeigen, den ich zu diesem Zweck gesehen habe.
Sie können Ihre eigenen erstellen oder zwischen den drei voreingestellten Typen wechseln: Urlaub, Krankheit und Zapfwelle.
Auf dieser Seite wird sowohl in Zahlen als auch in einer Grafik angezeigt, wie viele Stunden insgesamt angefallen sind und wie hoch der aktuelle Kontostand ist (dies kann manuell angepasst werden).
Außerdem erfahren Sie, wie viele Stunden genehmigt und verwendet wurden und wie viele noch ausstehen.
In der folgenden Tabelle ist die Freistellungshistorie des Mitarbeiters aufgeführt.
Schließlich können Sie einige Parameter für Ihre Zeitschaltuhr festlegen.
Hourly bietet ein ähnliches Tool.
Sie müssen Workful mitteilen, wie Mitarbeiter zu finden sind, damit sie ein- und aussteigen können.
Es gibt zwei Möglichkeiten: Sie können dies nur zulassen, wenn sie sich im Wi-Fi-Netzwerk Ihres Unternehmens befinden oder wenn sie sich innerhalb einer bestimmten Anzahl von Fuß von einem Ihrer Bürostandorte befinden.
Das mag kompliziert klingen, ist es aber nicht.
Sie geben einfach den Namen Ihres Wi-Fi-Netzwerks ein oder geben die physische Adresse Ihres Unternehmens zusammen mit der maximal zulässigen Nähe an (wie viele Fuß vom tatsächlichen Büro entfernt können sie sein und trotzdem ein- oder ausstempeln?).
Gute Mitarbeiterdaten
Auf Gehaltsabrechnungswebsites haben Sie früher Abzüge und Steuern in Bereichen eingerichtet, die von den Mitarbeiterdatensätzen getrennt sind.
Es wird jedoch immer häufiger, dass diese Einrichtungsaufgaben in den Mitarbeiterdatensätzen selbst enthalten sind.
Sie beginnen jedoch mit der Erstellung von Mitarbeiterdatensätzen, indem Sie deren Namen, Titel und Gehaltsarten wie Stunden- oder Gehaltsangaben angeben.
Workful bietet hier nicht so viele Optionen wie Mitbewerber, und Sie können keine eigenen Optionen erstellen, wie Sie dies in OnPay können.
Der Schritt-für-Schritt-Assistent fragt dann nach persönlichen Informationen und Kontaktinformationen, dann nach W-4-Daten und Abzügen.
Sie wählen die Abzugstyp aus und geben einen festen Betrag oder Prozentsatz ein, der von den Gehaltsschecks abgezogen werden soll.
Richten Sie eine direkte Einzahlung ein oder entscheiden Sie sich für gedruckte Schecks, und Sie sind mit der Erstellung des Datensatzes fertig.
Workful hat die Art und Weise geändert, in der Mitarbeiterinformationen angezeigt werden, nachdem sie eingegeben wurden.
Der Hauptbildschirm ist ein allgemeines Profil mit persönlichen und Lohninformationen sowie Steuern und Quellensteuern.
Sie müssen auf den Abwärtspfeil neben Profil klicken, um Links anzuzeigen, die im letzten Jahr besser sichtbar waren: Zeitschaltuhr, Dokumente, Ausgaben und Freizeit.
Auftragnehmerunterlagen werden separat behandelt.
Sie müssen nur Namen und E-Mail-Adressen eingeben.
Workful sendet Auftragnehmern eine E-Mail, die sie zu einem Bildschirm führt, auf dem sie ihr Onboarding abschließen können, was Sie auch mit Mitarbeitern tun können.
Workful öffnet sich zu seinem Dashboard.
Der Inhalt wurde neu angeordnet, seit ich ihn das letzte Mal überprüft habe, zusammen mit der Reihenfolge der Einträge im Navigationsbereich.
Das Workful Dashboard ist nicht so robust wie das einiger Mitbewerber wie SurePayroll.
Sie können jederzeit zum Dashboard zurückkehren, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.
Dies ist der erste einer Reihe von Links, die sich im linken vertikalen Bereich befinden.
Oben werden Links zu Ihrer aktuellen Abrechnung und Ihrem Abrechnungsverlauf angezeigt.
Eine Liste der Mitarbeiter wird unter denen in einem anderen Bereich angezeigt, zusammen mit ihrem aktuellen Zeituhrstatus (getaktet / getaktet).
Daneben werden Benachrichtigungen zu Aufgaben angezeigt, die beachtet werden müssen (z.
B.
Freistellungsanfragen).
Darunter finden Sie Informationen zu kürzlich abgeschlossenen Gehaltsabrechnungen und Prognosen für die nächsten, mit Links zu regulären und außerbetrieblichen Gehaltsabrechnungen.
Der Link Teammitglieder öffnet eine vollständige Mitarbeiterliste mit dem aktuellen Zeituhrstatus für jeden Mitarbeiter.
Klicken Sie auf einen Namen und der entsprechende Mitarbeiterdatensatz wird geöffnet.
Von hier aus können Sie neue Datensätze eingeben und einen Link zu einem Organigramm erstellen, das Workful automatisch erstellt, indem Sie sich ansehen, welcher Manager jedem Mitarbeiter zugewiesen ist - eine ungewöhnliche und willkommene Funktion, die Hourly jedoch auch anbietet.
Auch hier werden Auftragnehmerunterlagen gespeichert.
Jeder Datensatz ist in zwei Bereiche unterteilt.
Das erste ist ein grundlegendes Kontaktprofil und das zweite enthält Finanzinformationen wie Bankeinstellungen (für direkte Einzahlung), Zahlungsrate und Zahlungsverlauf.
Die Option "Abrechnung" enthält Links zum Ausführen der regulären Abrechnung, der Abrechnung außerhalb des Zyklus und der Abrechnung von Auftragnehmern.
Sie klicken auf Zeituhr, um aktuelle und vergangene Informationen zu den Arbeitsstunden der Mitarbeiter abzurufen.
Auf der Registerkarte "Dokumente" wird eine Clearingstelle für von Ihnen hochgeladene öffentliche und private Personaldokumente geöffnet.
Es enthält auch Dateien wie Mitarbeiterhandbücher und Mitarbeiterbewertungen.
Wenn der Mitarbeiter Ausgaben eingereicht hat, werden diese zusammen mit ihrem Genehmigungsstatus auf der Registerkarte Ausgaben angezeigt.
Time Off öffnet eine Listenansicht aller Mitarbeiter und der Anzahl der Stunden, die sie angesammelt und verbracht haben, sowie der aktuellen ausstehenden oder genehmigten Salden und Abwesenheiten.
Hier können Sie Richtlinien hinzufügen und bearbeiten.
Auf der Registerkarte Ausgaben und Kilometerstand werden Statusbildschirme für die Bedenken der Mitarbeiter geöffnet.
Die Berichte von Workful sind eher dürftig.
Diese werden wahrscheinlich ausgereift sein, aber im Moment erfüllen sie nicht den Standard, der von Websites wie QuickBooks Payroll festgelegt wurde.
Es gibt nur acht davon, und meistens handelt es sich nur um Listenansichten von Daten, die nur nach Datumsbereich anpassbar sind.
Eine ist eine einfache Liste von Mitarbeitern mit ihren Einstellungsdaten, Geburtstagen und Telefonnummern.
Ein anderer zeigt die Ausgaben der Mitarbeiter an.
Andere bieten mehr Tiefe, wie z.
B.
Angaben zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuerpflicht.
Zusätzlich zu diesen Mängeln können die Berichte nicht in ein anderes Format exportiert werden, sondern nur auf der Website angezeigt werden.
Berichte können als PDF, CSV, Excel, Rich Text, TIFF oder Webarchiv gedruckt oder exportiert werden.
Da die aktuelle Iteration von Workful für Mobilgeräte entwickelt wurde, ist die Benutzeroberfläche auf dem Desktop sehr sauber und einfach.
In Kombination mit seinem verwirrungsfreien Navigationssystem bietet Workful eine Benutzererfahrung, die für unerfahrene Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager geeignet ist.
Gute Mitarbeiterportale
Jeder Gehaltsabrechnungsdienst, den wir im Jahr 2020 überprüft haben, bietet Mitarbeiterportale - passwortgeschützte Websites, auf denen die persönlichen Daten jedes Mitarbeiters gespeichert werden und auf die zugegriffen werden kann.
Workful's sind besser als die meisten anderen, die ich mir angesehen habe.
Sie sehen aus und funktionieren wie die Hauptadministrationsseite mit einer sehr ähnlichen vertikalen Navigationssymbolleiste.
Mitarbeiter können ihre Profile und Kontaktinformationen für Mitarbeiter anzeigen.
ihre Zeituhrgeschichte und Dokumente; und ihre Kalender, Ausgaben, Gehaltsabrechnungen und Freizeitstatus.
Hier finden Sie auch die Einkommenssätze der Arbeitnehmer, Bankinformationen und Einbehaltungen.
Der einzige Bericht bietet einen Überblick über Ausgaben und Kilometerstand.
Mitarbeiter können persönliche Ausgaben in Workful verfolgen, ohne sie einreichen zu müssen.
Das Dashboard des Portals bietet einem Mitarbeiter einen kurzen Überblick über einige wichtige Informationen.
Es zeigt den aktuellen Status der Zeitschaltuhr und den Wochenverlauf sowie Meldungen des Administrators, Gehaltsabrechnungen und ein Diagramm mit den Zapfwellensummen an.
Das Hauptereignis: Führen einer Gehaltsabrechnung
Wie bei jedem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ist die Orchestrierung eines tatsächlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungslaufs der einfache Teil, sobald Sie alles eingerichtet haben.
Um mit der Zahlung zu beginnen, klicken Sie im Dashboard auf "Abrechnung ausführen" oder wählen Sie das Symbol "Abrechnung" in ...
