Airtable ist ein relationales Datenbank-Tool, das auch ein Online-Tool für die Zusammenarbeit ist.
Bevor Sie es wegen des Wortes als langweilig abbürsten Datenbank, wissen, dass Airtable einfach zu bedienen und äußerst vielseitig ist.
Sie können damit die Arbeit verwalten, Inventare verfolgen und organisieren, eine Veranstaltung planen und vieles mehr.
Es unterscheidet sich von anderen älteren Datenbankverwaltungssystemen dadurch, dass es wie eine App aussieht, die jeder lernen kann, mit einfacher Sprache, benutzerfreundlichen Farbschemata und hilfreichen Symbolen.
Es ist auch außerordentlich anpassbar.
Aufgrund seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit ist es eine Wahl der Redaktion unter den Collaboration-Apps.
Was ist luftfähig? Was können Sie damit machen?
Airtable ist ein Online-System, in dem eine Gruppe von Mitarbeitern Informationen speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten kann.
Die Informationen können Ideen, Inventar, Aufgaben oder etwas anderes sein.
Das mag alles vage klingen, aber es ist schwierig, die App zu beschreiben, ohne Beispiele zu nennen oder Vergleiche anzustellen.
Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Sie Informationen in eine Online-Tabelle wie Google Sheets einfügen und Personen einladen können, sie mit Ihnen anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Dieses Blatt kann sehr einfache Informationen enthalten, z.
B.
eine Liste mit Namen und Adressen.
Oder es könnte ziemlich aufwendig sein, wie ein Finanzbuchhaltungssystem, das mit anderen Blättern verknüpft ist und so weiter.
Airtable hat viele Gemeinsamkeiten mit kollaborativen Online-Tabellenkalkulationen, abgesehen von zwei Hauptunterschieden: Erstens können Sie mit Airtable Datenbanken anstelle von Tabellen verwalten, und ohne auf Details einzugehen, wie sich Tabellenkalkulationen von Datenbanken unterscheiden, sagen wir einfach, dass Datenbanken komplexer sind.
Zweitens ist Airtable viel benutzerfreundlicher, sodass Sie kein Excel-Experte sein müssen, um es zu verwenden.
Im Kern ist Airtable ein Online-System zum Erstellen und Bearbeiten von Datenbanken für eine Gruppe von Personen.
Eine Datenbank ist nichts anderes als eine Reihe von Dingen, die zusammen gruppiert sind.
Sie können beispielsweise Airtable verwenden, um die Arbeit zu verwalten, z.
B.
um Artikel auf einer Website zu aktualisieren.
Sie können zunächst eine Datenbank erstellen, in der alle Artikel auf Ihrer Website aufgelistet sind, die aktualisiert werden müssen.
Sie gestalten die Datensätze für die Datenbank so, dass sie Felder für den Namen des Artikels, seine URL, den ursprünglichen Autor, das Veröffentlichungsdatum, die Frist für die Aktualisierung usw.
enthalten.
Anschließend können Sie Redakteure und Autoren in die Datenbank einladen, um sich selbst Arbeit zuzuweisen, und möglicherweise in jedem Datensatz in der Datenbank ein Kontrollkästchen aktivieren, um anzuzeigen, wann die Aktualisierung eines Artikels abgeschlossen ist.
Airtable enthält eine hilfreiche Auswahl an Vorlagen, die Ihnen möglicherweise weitere Ideen zur Verwendung geben.
Beispielsweise gibt es Vorlagen mit den Namen Social Media-Kalender, Hochzeitsplanung, Nonprofit Grant Tracker, Mitarbeiter-Onboarding, Bug Tracker, Produkteinführung und viele andere.
Wie viel kostet Airtable?
Airtable verfügt über vier Planarten: Free, Pro, Plus und Enterprise.
Das Unternehmen bietet Organisationen, die gemeinnützige Arbeit und Bildung betreiben, Rabatte auf diese Pläne.
Mit einem Free Airtable-Plan erhalten Sie unbegrenzte Datenbanken, und die Anzahl der Personen, die Sie als Mitarbeiter einladen, ist unbegrenzt.
Es gibt jedoch ein Limit von 1.200 Datensätzen pro Datenbank, und Sie erhalten 2 GB Speicherplatz pro Datenbank.
Dies ist ziemlich großzügig, wenn Sie keine umfangreichen Anhänge verwalten.
Sie sind außerdem auf 2 Wochen Revisions- und Snapshot-Verlauf und 100 Automatisierungsläufe pro Monat beschränkt.
Automatisierungen sind Aktionen wie das Senden von Benachrichtigungen oder das Erstellen von Kalendereinträgen, die durch Bedingungen ausgelöst werden.
Sie können sich vorstellen, dass sie die Form "Wenn X passiert, machen Sie Y automatisch" annehmen.
Jedes Mal, wenn eine dieser Aktionen ausgeführt wird, wird dies als ein Lauf betrachtet.
Das Plus-Konto ist die nächste Serviceebene.
Es kostet 12 USD pro Person und Monat oder 120 USD pro Person und Jahr.
Sie können so viele Datenbanken und Mitarbeiter haben, wie Sie benötigen, und die Anzahl der Datensätze pro Datenbank steigt auf 5.000.
Der Speicherplatz erhöht sich auf 5 GB pro Datenbank, und Sie erhalten 6 Monate Revisions- und Snapshot-Verlauf.
Sie erhalten außerdem 5.000 Automatisierungsläufe pro Monat.
Das Pro-Konto kostet 24 USD pro Person und Monat oder 240 USD pro Person und Jahr.
Mit dieser Serviceebene erhöht sich die Anzahl der Datensätze pro Datenbank auf 50.000, und Sie erhalten 20 GB Speicherplatz pro Datenbank.
Sie erhalten ein Jahr Revisions- und Snapshot-Verlauf und 50.000 Automatisierungsläufe pro Monat.
Es bietet außerdem Prioritätsunterstützung, benutzerdefinierte Markenformulare, persönliche Ansichten und einige andere erweiterte Funktionen.
Das letzte ist das Enterprise-Konto.
Für diese Stufe müssen Sie sich an das Unternehmen wenden, um ein Preisangebot zu erhalten.
Diese Serviceebene erweitert einfach die meisten Limits des Pro-Kontos und fügt Verwaltungskontrollen hinzu.
Wie vergleichen sich die Preise von Airtable?
Im Vergleich zu anderen Collaboration-Apps sind die Preise von Airtable relativ wettbewerbsfähig, obwohl es schwierig ist, Airtable direkt mit einer anderen App zu vergleichen.
Smartsheet (ab 19 US-Dollar pro Person und Monat) hat beispielsweise einen Tabellenkalkulations-ähnlichen Ansatz wie Airtable.
Sie können ihn jedoch auch als vollwertige Projektmanagement-App verwenden.
Airtable ist nicht dafür ausgelegt.
Eine andere App, die einige Gemeinsamkeiten aufweist, aber streng genommen kein Datenbankverwaltungstool ist, ist Monday.com.
Es kostet ungefähr 10 bis 20 US-Dollar pro Person und Monat, aber bei Monday.com müssen Sie Lizenzen in voreingestellten Chargen bezahlen.
Wenn Sie beispielsweise ein Team von 17 Personen haben, müssen Sie 20 aufrunden und bezahlen.
Quick Base, ein weiteres Online-Datenbanksystem, veröffentlicht seine Preise nicht mehr, hat jedoch früher ähnliche Gebühren wie Airtable erhoben.
Für Quick Base ist eine Mindestanzahl von Lizenzen pro Konto erforderlich.
Erste Schritte mit Airtable
Airtable bietet Apps für MacOS, Windows, iPhone, iPad und Android.
Der Dienst funktioniert auch im Web.
Die Anmeldung für ein Konto erfordert nur eine E-Mail-Adresse und ein Passwort.
Sobald Sie ein Konto haben, können Sie mit dem Erstellen von Spaces und dem Erstellen von Datenbanken beginnen.
In Bereichen legen Sie Datenbanken ab.
So können Sie beispielsweise einen Bereich für verschiedene Teams in Ihrer Organisation oder einen Bereich für Arbeitsprojekte und einen Bereich für persönliche Projekte erstellen.
Um eine Datenbank zu erstellen, können Sie von einer Vorlage ausgehen, eine Datenbank von Grund auf neu erstellen oder Daten von einem anderen Ort importieren.
Sie benötigen eine CSV-Datei, wenn Sie etwas hochladen möchten.
Eine weitere Option für kleine Datenbanken besteht darin, den Inhalt einfach zu kopieren und in ein von Airtable bereitgestelltes Fenster einzufügen.
Wir haben diese Funktion mit einer Datenbank getestet, die nur eine Handvoll Spalten, aber mehr als 400 Zeilen enthielt, und sie funktionierte reibungslos.
Der nächste Schritt ist das Anpassen Ihrer Datenbank.
Wenn Sie es im Rasterformat anzeigen, sollte eine beliebige Anzahl von Zeilen oder Spalten eingefroren werden? Welche Art von Werten möchten Sie in der Überschrift jeder Spalte? Airtable vereinfacht diese Anpassung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die viele Symbole enthält.
Nichts davon scheint einschüchternd.
Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten in Airtable zu erstellen und zu speichern, ist eine weitere wichtige Funktion, die die Zusammenarbeit weiter unterstützt.
Airtable bietet Ihnen eine Fülle von Tools zum Filtern und Sortieren von Informationen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt sehen.
Neben der klassischen Rasteransicht, in der Ihre Daten fast wie eine Tabelle angezeigt werden, stehen Kalender, Galerie und Kanban zur Verfügung.
Kanban ist nicht nur eine Möglichkeit, Informationen anders anzuzeigen.
Es ist auch eine Methode zum Organisieren von Informationen und zum Erledigen von Arbeiten.
Mit Airtable können Sie und Ihre Teamkollegen Kanban-Boards erstellen und Ihre Arbeit mit ihnen verwalten.
Sie können problemlos von der Kanban-Ansicht zu einer Rasteransicht wechseln, wenn Sie Aufgaben auf andere Weise anzeigen möchten.
Die einfache Terminologie und die Verwendung der Ikonografie erleichtern die Navigation in Airtable und die Anpassung der Ansichten von Datenbanken.
Auch wenn Sie nicht über umfassende Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationssoftware verfügen, fühlt sich Airtable dennoch sehr zugänglich.
Anstatt Formeln mit Excel-Jargon zu schreiben, fühlt es sich in Airtable eher so an, als würden Sie der App sagen: "Zeigen Sie mir das, aber nicht das."
Airtable bietet standardmäßig keine Gantt-Diagrammansichten an.
Sie können diese jedoch erhalten, indem Sie eine Gantt-App vom Airtable Apps Marketplace installieren - mehr dazu gleich.
Gantt-Diagramme sind Zeitleistenansichten, die normalerweise die Dauer von Aufgaben und etwaige Abhängigkeiten zwischen Aufgaben anzeigen.
Wenn Sie Gantt-Diagrammansichten benötigen, ist eine Projektmanagement-App möglicherweise besser geeignet.
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Datenbankdatensätze
Datensätze in Airtable werden in die Vollansicht erweitert, um alle Details anzuzeigen, ohne dass die Seite neu geladen oder ein neues Fenster geöffnet werden muss.
Sobald Sie einen Datensatz erweitert haben, können Sie ihm weitere Details hinzufügen, ihn bearbeiten usw.
Sie können all diese Details nicht einfach in der Rasteransicht sehen.
In einer Inventardatenbank mit landwirtschaftlichen Geräten, die Sie besitzen, können Sie beispielsweise in der Rasteransicht auf einfache Weise eine Liste aller Ihrer eigenen und anderer wichtiger Werte anzeigen, die Sie auf einen Blick sehen möchten.
Erweitern Sie jedoch einen Datensatz, und Sie können alle Details zu diesem Gerät anzeigen, z.
B.
eine hochgeladene Quittung vom ersten Kauf, einen Link zu den Herstellerinformationen oder zur Garantie sowie Hinweise zum Zeitpunkt der letzten Wartung , und so weiter.
Um Anhänge, ob Bilder oder Dokumente, hochzuladen, können Sie sie per Drag & Drop auf den Datensatz ziehen.
Die erweiterte Ansicht bietet auch Platz für Kommentare, in denen Sie @ -Symbole vor den Namen von Personen verwenden können, um deren Aufmerksamkeit zu kennzeichnen.
Während Sie einen Datensatz mit einem anderen in derselben Datenbank verknüpfen können, können Sie keine Verknüpfung mit einem einzelnen Datensatz herstellen, der in einer anderen Datenbank gespeichert ist.
(Es gibt jedoch eine Problemumgehung, wenn Sie bereit sind, Airtable Sync einzurichten.) Beachten Sie, dass die Synchronisierung nur in eine Richtung erfolgt und dass die automatische Synchronisierung nur alle fünf Minuten erfolgt.
Die Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil von Airtable, aber auch die Einschränkung, wer Änderungen an Ihrer Datenbank vornehmen kann.
Wenn Sie andere einladen, können Sie ihnen in der Rolle "Eigentümer / Ersteller" eine von vier Berechtigungsstufen erteilen.
Erstens ist die gleiche Berechtigungsstufe, die Sie haben, Eigentümer / Schöpfer.
Jeder in der Rolle "Eigentümer / Ersteller" hat vollen Zugriff auf die Datenbank, einschließlich der Möglichkeit, die Berechtigungsstufen anderer Personen zu ändern und das Ganze zu löschen.
Zweitens ist Editor.
Personen mit Zugriff auf Editor-Ebene können Datensätze hinzufügen, löschen und ändern, Datensätze kommentieren sowie Ansichten hinzufügen, löschen und ändern.
Darüber hinaus können sie auf die gesamte Datenbank zugreifen.
Drittens ist Commenter oder jemand, der auf die gesamte Datenbank zugreifen und diese anzeigen kann, aber nur Datensätze kommentieren kann.
Sie können keine weiteren Änderungen vornehmen.
Letzteres ist der schreibgeschützte Zugriff.
Jeder mit dieser Berechtigungsstufe kann nur die Datenbank und die Datensätze anzeigen, jedoch keine Änderungen vornehmen oder Kommentare hinzufügen.
Hier ist ein ...
